办公室日常
坐办公室的人，一天里大量时间花在「读一堆东西、写一堆东西」上。这些活 AI 都能先做第一稿，你负责补充、改、拍板。
回邮件
以前：一封催款邮件、一封拒绝合作的邮件，憋半小时，改来改去怕得罪人。
用 AI：把背景和你想表达的意思说清楚，让它写几个语气不同的版本，你挑一个改。
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帮我写一封邮件，背景如下：
- 收件人：合作了两年的供应商王经理，关系不错
- 事情：他们上个月的发货晚了 5 天，导致我们一个客户投诉
- 我想表达：这次不追究，但希望下个月开始按时发货，否则要按合同扣款
- 语气：客气但态度明确
写三个版本：偏温和、中间、偏严肃。每个 150 字以内，带邮件标题。收到别人的长邮件看不过来，也可以让它先读：
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下面是一封客户邮件。请帮我：
1. 用三句话说清楚对方要什么
2. 列出需要我回答或确认的问题
3. 写一个回复草稿，我还没决定的地方用【待定】标出来
【邮件】
（粘贴邮件正文）会议纪要
以前：开完会翻笔记，回忆谁说了什么，整理一小时。
用 AI：会上随手记要点（或者用会议软件导出的文字记录），会后丢给 AI 整理。
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把下面的会议记录整理成纪要，格式：
一、会议基本信息（时间、参会人，记录里没有就写「未记录」）
二、已确定的结论（逐条）
三、待办事项（表格：事项 | 负责人 | 截止时间）
四、未决问题（需要下次讨论的）
要求：只根据记录整理，不要补充记录里没有的内容；负责人或时间没说清楚的写「待定」。
【记录】
（粘贴记录）▶ 动手试试：整理会议纪要
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会议内容可能涉密
涉及人事、薪资、未公开的业务数据的会议，整理前先把人名换成代号、删掉敏感数字，或者按公司规定使用内部工具。
周报、月报
以前：周五下午对着空白文档，想这周到底干了啥。
用 AI：平时在备忘录里随手记一句话流水账，周五交给 AI 整理成像样的周报。
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下面是我这周的工作流水账，帮我整理成周报，给部门经理看。
结构：本周完成（按项目分组，写清结果）、进行中（写进度和预计完成时间）、遇到的问题和需要的支持、下周计划。
要求：用事实说话，不要夸大，不要用「圆满完成」「大幅提升」这类空话；每条一行。
【流水账】
周一 和财务对了 Q2 的报销数据，发现 3 笔重复
周二 新员工入职培训，讲了 2 小时制度
周三 系统换供应商的事开了个会，还没定
周四 整理了合同台账，还剩 20 份没录
周五 写本周报整理乱七八糟的表格
以前：同事交上来的名单，日期有的写「3.5」有的写「2024/03/05」，电话有空格有横杠，一条条手改。
用 AI：数据不多（几十行）时，直接复制表格内容贴给它：
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下面是从 Excel 复制出来的报名表（Tab 分隔）。请帮我整理：
1. 日期统一成 2024-03-05 这种格式
2. 手机号去掉空格和横杠，只留 11 位数字；不是 11 位的在备注列写「号码有误」
3. 部门名称统一（「市场部」「市场」「Marketing」都改成「市场部」）
4. 找出重复的人（姓名和手机号都一样）
输出成同样用 Tab 分隔的表格，我直接粘回 Excel。最后单独列出你改了哪些、删了哪些。
（粘贴表格）数据有几百上千行、或者有好几个文件，贴进对话框就不现实了，交给 Codex 直接处理文件，见 财务与数据 和 批量处理文件和表格。
对比两版合同、文档
以前：对方发来修改后的合同，没开修订模式，只能两个窗口左右对着看。
用 AI：两版都贴给它，让它逐条找不同，并说明每处改动的影响。
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下面是同一份合同的两个版本。请逐条找出所有不同之处（包括数字、日期、措辞的细微变化），用表格列出：
条款位置 | 旧版原文 | 新版原文 | 这处改动对我方（乙方）可能的影响
最后单独列出你认为需要重点关注的 3 处。
【旧版】
（粘贴）
【新版】
（粘贴）合同的最终判断要找专业人士
AI 能帮你找出改动、提出疑问，但它不了解你们的业务全貌，也可能看漏或误读条款。涉及金额、违约责任、知识产权、保密的合同，请让公司法务或律师审核。合同里的公司名、金额、个人信息，贴出去前可以先替换成代号。
写通知、制度、培训材料
行政和 HR 常写的东西，都可以先让 AI 出初稿：
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帮我写一份公司内部通知：从下个月 1 号起，报销改为线上提交，纸质单据仍需在每月 25 号前交到财务。
读者是全体员工，很多人不太会用电脑。
要求：开头一句话说清楚变化，然后分步骤写怎么操作，最后写遇到问题找谁（行政部小刘，分机 8021）。语气友好，不超过 300 字。text
我要给新员工讲公司的考勤和请假制度，下面是制度原文。
请帮我：1. 提炼出新员工最需要知道的 8 条；2. 设计 5 道判断题用来做培训小测（附答案和解析）。
【制度原文】
（粘贴）这些文件太多太长怎么办
一次贴几十页内容，聊天对话框装不下，也容易漏看。这时候有两条路：
- 分段：先让它按章节总结，再针对具体章节追问。
- 让 Codex 直接读你电脑里的文件：把文件放进一个文件夹，告诉 Codex「读一下这个文件夹里的所有合同，列出每份的签约方、金额、到期日」。怎么做见 自动化入门。
注意事项
- 客户信息、员工信息、财务数据：贴之前先脱敏（删掉或换成代号），公司有 AI 使用规定的按规定来。
- 数字和日期：AI 整理后的数字要和原文对一遍，尤其是金额。
- 对外发出的内容：邮件、通知发出前自己通读一遍，AI 写的东西有时会出现你没打算说的承诺。